[ad_1]
Đại dịch và sự chuyển dịch liên quan của nó sang làm việc từ xa đã đặt ra một thách thức đối với CNTT và thúc đẩy các tổ chức thuộc mọi loại hình chuyển sang theo dõi năng suất và hiệu suất để theo dõi nhân viên, cho dù từ xa hay tại văn phòng.
Mục tiêu rất đơn giản: sử dụng những công cụ mới này để đảm bảo rằng trên thực tế, công nhân đang làm việc. Điều này có thể chỉ đơn giản là sử dụng các công cụ cộng tác như Microsoft Teams để đảm bảo mọi người hoạt động và tham gia suốt cả ngày – hoặc nó có thể liên quan đến bộ phần mềm ghi lại các thao tác nhấn phím, chuyển động chuột và thậm chí chụp ảnh bằng camera của máy tính xách tay để theo dõi nhân viên tại bàn làm việc của họ.
Với sự tập trung ngày càng tăng vào năng suất và hiệu suất, chắc chắn các bộ phận CNTT sẽ phải chịu sự giám sát tương tự. Và nó đang xảy ra với CNTT vốn đã chịu nhiều áp lực, cả từ các vấn đề liên quan đến đại dịch và các sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số đang chồng chất lên nhau.
Việc chứng minh chi phí và số lượng đầu người không phải là điều mới mẻ đối với CNTT. Nhưng sự kết hợp của việc tăng cường theo dõi năng suất và thay đổi cách thức sử dụng công nghệ, đặc biệt là bên ngoài văn phòng, đang bắt đầu tạo ra một chiếc kính lúp lớn hơn.
Câu hỏi trở thành: làm thế nào để các CIO và các nhà lãnh đạo CNTT thể hiện tốt nhất năng suất của nhóm của họ và biện minh cho chi phí, nguồn lực và nhân sự yêu cầu?
Đào tạo những người điều hành và quản lý
Cũng như trong các lĩnh vực khác – thiết lập chiến lược di động, thiết kế di chuyển đám mây, xử lý các vấn đề an ninh mạng và CNTT phủ bóng – thể hiện giá trị của CNTT bắt đầu bằng việc giáo dục các giám đốc điều hành và quản lý. Trong trường hợp này, đó là việc minh họa những gì CNTT thực sự hoạt động thường xuyên và tại sao những nhiệm vụ và dự án đó lại quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Đây không thể là một bài học hoặc bài giảng một lần; nó cần phải là một hộp thoại liên tục và yêu cầu dữ liệu để sao lưu tường thuật.
Để bắt đầu, điều quan trọng là phải hiểu CNTT được các chuyên gia không chuyên về công nghệ nhìn nhận như thế nào. Trong hầu hết các tình huống, CNTT chủ yếu được xem như bộ phận trợ giúp và hỗ trợ. Ngoài ra, các sáng kiến như phát triển ứng dụng và nâng cấp PC / thiết bị là những lĩnh vực thường xuyên được chú ý. Ít rõ ràng hơn là những thứ như quản lý và bảo trì mạng, bảo mật và các tác vụ quản trị hàng ngày, tất cả đều là những thành phần quan trọng của hoạt động CNTT. Công việc trong những lĩnh vực này có thể không được chú ý trong cuộc sống hàng ngày.
Với ý nghĩ đó, chúng ta hãy xem xét các khu vực dễ nhìn thấy nhất và sau đó chuyển sang các loại nhiệm vụ “duy trì ánh sáng” hơn.
Căn chỉnh và chi tiết các hoạt động của bộ phận trợ giúp của bạn
Bàn trợ giúp rất dễ hiểu đối với người dùng – có điều gì đó không hoạt động hoặc có sự cố, người dùng báo cáo sự cố và bàn trợ giúp sẽ vào cuộc để giải quyết. Đó là một lĩnh vực mà các chỉ số và dữ liệu có thể được sử dụng để chứng minh hiệu suất.
Hệ thống bàn trợ giúp đã thu thập hàng loạt dữ liệu hữu ích, bao gồm thông tin về số lượng cuộc gọi, thời gian chúng được trả lời, báo cáo (nếu cần) và thời gian giải quyết. Những thông tin này cung cấp thông tin trực tiếp về năng suất và chứng minh khi nhân viên hỗ trợ có mặt tại bàn làm việc của họ, số lượng cuộc gọi mà họ thực hiện, thời lượng mỗi cuộc gọi (cả riêng lẻ và trung bình).
Đối với các tình huống cần can thiệp nhiều hơn – một kỹ thuật viên được cử đến bàn của ai đó, thay thế máy tính xách tay hoặc thiết bị di động, báo cáo cho các nhóm mạng hoặc phần mềm cụ thể – có một lượng thống kê như nhau. Tất cả những điều này có thể được sử dụng để giải thích và biện minh cho bộ phận trợ giúp và các hoạt động hỗ trợ.
Tuy nhiên, có một số vấn đề. Khi các công ty áp dụng các tùy chọn tự phục vụ, có ít tương tác trực tiếp hơn với bộ phận trợ giúp – và ít khả năng hiển thị hơn về những gì cần thiết để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. Và bởi vì các kế hoạch tự phục vụ có thể làm cho nó có vẻ như CNTT không phản ứng với các vấn đề công nghệ, điều quan trọng là các vấn đề và giải pháp phải được ghi lại và ghi lại một cách hiệu quả.
Phần mềm bàn trợ giúp cũng có thể được sử dụng để theo dõi các nhiệm vụ và dự án không liên quan trực tiếp đến hỗ trợ, chẳng hạn như triển khai thiết bị mới và nâng cấp hoặc thay thế thiết bị mạng. Điều này có thể hữu ích vì nó theo dõi tiến độ và đảm bảo nhân viên hỗ trợ có tầm nhìn vào những khu vực này – đặc biệt là khi chúng tác động trực tiếp đến người dùng.
Tuy nhiên, có những nhược điểm. Thứ nhất, hệ thống bàn trợ giúp có thể không phải là công cụ tốt nhất để theo dõi năng suất; một giải pháp theo dõi CNTT tổng quát hơn hoặc thậm chí một công cụ quản lý dự án chung có thể sẽ phù hợp hơn. Và thứ hai, theo dõi các dự án bàn trợ giúp có thể làm sai lệch các chỉ số tổng thể của bàn trợ giúp. Nếu CNTT đang thay thế một bộ chuyển mạch hoặc bộ định tuyến, triển khai hàng chục PC mới hoặc triển khai các thay đổi đối với quản lý thiết bị di động, bạn đang nói về các tác vụ được loại bỏ tốt khỏi việc phản hồi các vấn đề của người dùng. Chỉ cần kéo dữ liệu trên tất cả các phiếu trợ giúp đang mở hoặc đã đóng gần đây, có thể ngụ ý rằng hiệu quả tổng thể hoặc hiệu quả của nhóm hỗ trợ thấp hơn.
Vấn đề đó có thể được giảm nhẹ phần nào bằng cách chọn dữ liệu nào sẽ bao gồm khi chạy báo cáo; nhiều giải pháp có các tùy chọn để thực hiện việc này với báo cáo tích hợp sẵn. Nhưng có thể đáng để chuyển một số nhiệm vụ theo dõi này sang một hệ thống riêng biệt, được tích hợp lý tưởng.
Vấn đề phát triển ứng dụng và triển khai phần mềm cũng vậy
Cung cấp giải pháp cho người dùng, đặc biệt khi họ là một phần của chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số hoặc thiết bị di động, là một cách tuyệt vời để giới thiệu những gì một nhóm CNTT có thể làm. Các dự án trong những lĩnh vực này có thể là những chiến thắng đáng kể cho CNTT và thường được chú ý trong toàn bộ tổ chức, từ người dùng cuối thông qua C-suite.
Điều đó nói rằng, có một vài thách thức cần chú ý.
Các dự án này thường đòi hỏi nhiều đầu tư và nỗ lực, khó có thể cập nhật liên tục theo thời gian. Họ cũng có thể đặt một tiêu chuẩn cao, dẫn đến kỳ vọng cao. Và việc không đáp ứng được những kỳ vọng đó có thể phản ánh kém về CNTT.
Đặt kỳ vọng là chìa khóa để xác định khả năng của bạn và thiết lập đường cơ sở cho các hoạt động hàng ngày. Tất nhiên, bộ phận CNTT muốn tỏa sáng, nhưng nó cũng phải đi trên một đường thẳng; bạn không muốn bất kỳ dự án nào vượt quá xa các hoạt động hàng ngày cũng rất quan trọng. Nếu bạn chỉ có thể thực hiện một dự án hoặc triển khai xuất sắc một năm, hãy dẫn dắt với ấn tượng rằng đó là một việc lớn. Nhưng hãy chắc chắn rằng việc thực hiện tuyệt vời như vậy không được mong đợi hàng tháng hoặc hàng tuần.
Liên quan đến vấn đề này là cần phải thiết lập một tường thuật không chỉ về lợi ích của một dự án hoặc chiến lược cụ thể mà còn về các yêu cầu và thời gian. Điều này đặc biệt quan trọng khi bắt đầu thiết lập giao dịch mua cũng như trong quá trình phát triển và thực hiện.
Cung cấp các bản cập nhật thường xuyên là một cách khác để chứng minh hiệu suất và năng suất. Chúng cho phép các nhà lãnh đạo CNTT duy trì sự quan tâm đến các sáng kiến công nghệ trước khi chúng hoàn thành và thể hiện công việc liên quan trong quá trình phát triển, triển khai và thực hiện.
Trước khi phát hành bản cập nhật đầu tiên đó, điều quan trọng là phải thiết lập các số liệu có ý nghĩa mà bạn có thể trích dẫn thường xuyên – bất kể tần suất bạn báo cáo. Điều này có thể bao gồm việc xác định các giai đoạn hoặc tiến trình, số lượng người tham gia, năng lực làm việc của họ, số giờ lao động tham gia, nỗ lực của từng thành viên trong nhóm và chi phí có thể không rõ ràng đối với các bên liên quan không phải là CNTT. Bạn càng mô tả được nhiều quy trình thực tế và từng giai đoạn của một dự án thì càng tốt.
Ngay cả những đường gấp khúc mà bạn làm việc xung quanh cũng có thể hữu ích nếu chúng cung cấp một ví dụ chính xác về công việc đang được thực hiện. Bạn muốn có vẻ ngoài hoàn thành xuất sắc, nhưng bạn cũng muốn đảm bảo rằng bạn đang miêu tả chính xác những gì cần thiết để hoàn thành công việc.
Hiển thị giá trị trong bảo mật
Ngày nay, tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu và bảo mật hệ thống và mạng thường được hiểu rõ. Những gì nó cần để duy trì rằng khả năng bảo mật và phản ứng với các mối đe dọa kém rõ ràng hơn. Và các chi tiết kỹ thuật về các mối đe dọa và phản ứng thực tế hiếm khi được đánh giá cao.
Điều đó làm cho việc biện minh cho các hoạt động bảo mật trở thành một thách thức cụ thể. Đối với hầu hết mọi người, đó chỉ là một chiếc hộp để đánh dấu – và việc cố gắng thảo luận chuyên sâu có thể khiến đôi mắt của bạn nhìn chằm chằm. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là không nên thảo luận về vấn đề bảo mật của công ty. Việc để bảo mật rơi ra khỏi radar có thể quay trở lại với vai trò lãnh đạo CNTT nếu xảy ra vi phạm.
May mắn thay, bạn có thể sử dụng số liệu thống kê cơ bản để giới thiệu tư thế và hiệu suất bảo mật của mình. Dữ liệu đơn giản hóa về số lượng các cuộc tấn công đang hoạt động được phát hiện (và cách chúng được giảm thiểu) có thể dễ dàng chứng minh rằng bảo mật là quan trọng và đang được xử lý. Bao gồm các hoạt động hàng ngày của đội bảo vệ. Và cung cấp bản tóm tắt về các mối đe dọa mới được phát hiện và các biện pháp được thực hiện – như cập nhật / vá lỗi phần mềm hoặc điều chỉnh các biện pháp phòng thủ hiện có – để cho thấy bạn đang chủ động.
Thật tuyệt nếu giả sử các bản cập nhật được trình bày tốt về bảo mật sẽ không chỉ ảnh hưởng đến quan điểm về hiệu suất CNTT mà còn ảnh hưởng đến hành vi của người dùng. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, CNTT có khả năng chỉ chứng minh rằng có những mối đe dọa cần được chống lại và chống lại các cuộc tấn công một cách hiệu quả.
Giải thích lý do tại sao bảo trì thường xuyên lại quan trọng
Thật khó để làm cho mạng thường xuyên hoặc các nhiệm vụ bảo trì khác có vẻ quan trọng. Đối với nhiều người, chúng cũng giống như thay dầu và làm sạch răng – chúng quan trọng, tất cả chúng ta đều làm chúng, mọi thứ sẽ trở nên tồi tệ nếu chúng ta không làm. Đó thực sự là một mô tả khá chính xác về các công việc bảo trì CNTT. Điều quan trọng cần vượt qua là những điều này rất quan trọng và mọi thứ sẽ trở nên tồi tệ nếu chúng không được hoàn thành.
Và điều quan trọng là phải minh họa rằng những công việc này đòi hỏi thời gian, nhân lực và các nguồn lực khác. Báo cáo thường xuyên về bảo trì định kỳ giúp nhắc lại rằng chúng là một phần quan trọng của hiệu suất và năng suất CNTT.
Điều này có thể được thực hiện với chế độ xem toàn cảnh hoặc các báo cáo chuyên biệt hơn, tùy thuộc vào tổ chức và đối tượng. Chắc chắn, một mô tả và chi tiết hơn là “thực hiện bảo trì thường xuyên trên tất cả các hệ thống” là hữu ích. Bạn không nhất thiết phải đi vào chi tiết về từng công tắc cụ thể có thể đã nhận được các bản cập nhật chương trình cơ sở trong tháng qua. Một số công tắc đơn giản với vị trí trang web của chúng và các tài nguyên mà các bản cập nhật yêu cầu thường sẽ đủ.
Mặc dù vậy, CNTT nên có thói quen ghi lại càng nhiều chi tiết càng tốt càng tốt. Điều quan trọng là phải hiểu các yêu cầu của nó và đóng vai trò là nguồn chính xác cho các số liệu tổng quát hơn. Nó cũng rất quan trọng để có thể sao lưu thông tin tổng quát hơn với các chi tiết nếu được yêu cầu. Ngoài ra, việc xây dựng một câu chuyện xung quanh các nhiệm vụ bảo trì cụ thể cũng rất hữu ích để có một số màu sắc ở đó về những gì có thể xảy ra nếu chúng không được thực hiện.
Kéo tất cả lại với nhau
Mô tả chính xác các tài nguyên mà CNTT tiêu thụ – và tại sao – rõ ràng là quan trọng. Thách thức, khi các nhóm CNTT được yêu cầu làm nhiều hơn và cải tổ lại các nguồn lực và nhân viên để giữ cho một doanh nghiệp phù hợp với các yêu cầu và kỳ vọng đang thay đổi, là phải làm như vậy theo cách hấp dẫn.
Rốt cuộc thì bạn đang kể một câu chuyện.
Câu chuyện đó cần bao gồm thông tin chính xác mô tả sứ mệnh của bạn, những gì cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và bạn đang thực hiện tốt như thế nào. Điều này cần cả dữ liệu và một câu chuyện hay. Cả hai đều cần được xem xét và phổ biến thường xuyên. Mức độ chi tiết có thể khác nhau, nhưng các báo cáo thường xuyên với chi tiết cụ thể nhưng dễ hiểu và cập nhật ít thường xuyên hơn sẽ cung cấp tổng quan điều hành về cách bộ phận và tổ chức đang hoạt động.
Không có câu trả lời chung cho tất cả cách bạn báo cáo và biện minh cho chi phí CNTT, nguồn lực và nhân sự. Và đó là một điều tốt; nó cho phép các nhà lãnh đạo CNTT đưa ra nhiều cách tiếp cận và khung thời gian, cho phép mỗi cửa hàng CNTT kể câu chuyện của riêng mình theo cách riêng của mình.
Bản quyền © 2022 IDG Communications, Inc.
[ad_2]
