[ad_1]
Phạm vi của các công cụ cộng tác tại nơi làm việc dành cho các nhóm ngày nay vượt xa bất cứ điều gì mà nhân viên có thể tưởng tượng cách đây hai năm rưỡi. Khi đơn đặt hàng làm việc tại nhà tràn khắp thế giới vào đầu năm 2020, hầu hết các tổ chức đều tập trung vào việc đảm bảo họ có sẵn các nền tảng trò chuyện và video khả thi. Giờ đây, khi một tỷ lệ đáng kể nhân viên quyết định làm việc bên ngoài văn phòng trong ít nhất một phần của tuần làm việc, các công cụ không chỉ hỗ trợ nhu cầu giao tiếp cơ bản của người lao động ngày càng được săn lùng nhiều hơn.
Một sản phẩm đã chứng kiến sự bùng nổ về tăng trưởng trong năm nay là bảng trắng kỹ thuật số. Còn được gọi là nền tảng cộng tác trực quan hoặc ứng dụng canvas được chia sẻ, những công cụ này cho phép các nhóm kết hợp cộng tác trực quan thông qua giao diện trực tuyến.
Từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2022, Box, ClickUp, Mural, BlueJeans và Zoom đều đưa ra các thông báo liên quan đến việc ra mắt sản phẩm bảng trắng mới hoặc các cập nhật quan trọng cho công cụ bảng trắng hiện có. Tại sao sự bùng nổ của hoạt động?
Kết nối lực lượng lao động hỗn hợp
Dữ liệu do Forrester công bố vào tháng 5 năm 2022 cho thấy 62% các chuyên gia kinh doanh và công nghệ đã chuyển ít nhất một số lực lượng lao động của họ sang làm việc từ xa toàn thời gian do đại dịch COVID-19 dự đoán rằng họ sẽ duy trì tỷ lệ đầy đủ cao hơn vĩnh viễn – nhân viên làm việc từ xa theo thời gian, ngay cả trong các ngành công nghiệp truyền thống gặp trực tiếp. Do những thay đổi sâu rộng này đối với lực lượng lao động, nhiều tổ chức đang tìm cách tạo ra trải nghiệm cộng tác thống nhất hơn cho lực lượng lao động phân tán về mặt địa lý.
Các nhà cung cấp bảng trắng kỹ thuật số cho biết nền tảng của họ đáp ứng nhu cầu đó. Thường được truy cập thông qua trình duyệt web, các ứng dụng cộng tác trực quan tạo ra không gian làm việc liên tục, nơi các thành viên trong nhóm có thể cộng tác từ bất kỳ thiết bị nào, theo thời gian thực hoặc không đồng bộ. Ngoài các công cụ vẽ và viết, các ứng dụng còn cung cấp cho người dùng khả năng thêm hình ảnh, video, sơ đồ, ghi chú dán và các yếu tố khác. Một số nền tảng cung cấp tích hợp với các công cụ doanh nghiệp như Slack, Trello, Jira, Dropbox, Google Drive và Microsoft Teams.
Andrew Hewitt, một nhà phân tích cấp cao của Forrester, nói rằng bảng trắng ảo cung cấp một cách để các tổ chức giảm bớt sự cọ xát giữa những người làm việc lai và những người làm việc từ xa. Tuy nhiên, ông lưu ý, bởi vì rất ít người coi là chìa khóa bảng trắng vật lý để thiết lập công việc của họ trước đại dịch, những người lao động không cần đến công cụ động não trực tuyến cách đây 3 năm khó có thể thúc đẩy việc áp dụng công việc của họ ngày hôm nay.
Về mặt lịch sử, cơ sở khách hàng cho các công cụ bảng trắng kỹ thuật số bao gồm các nhà phát triển hoặc những người làm việc trong vai trò sáng tạo như thiết kế, không phải người dùng doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, không giống như các công cụ cộng tác truyền thống khác như hội nghị truyền hình và nền tảng trò chuyện, vốn có tỷ lệ chấp nhận doanh nghiệp gần 80%, các công cụ bảng trắng kỹ thuật số vẫn chưa trở nên phổ biến trong thế giới doanh nghiệp.
“Cũng giống như với bất kỳ công nghệ nào, việc thu hút mọi người triển khai các công cụ này và học cách sử dụng chúng một cách hiệu quả thực sự quan trọng đối với việc chấp nhận tổng thể của họ – đặc biệt là trong thị trường này, nơi bạn đang yêu cầu mọi người cộng tác theo cách mà họ có thể không quen, ”Hewitt nói.
Các công cụ bảng trắng không chỉ dành cho công việc “làm việc”
Vào tháng 11 năm 2021, Research Nester ước tính rằng thị trường cộng tác trực quan sẽ trị giá 1,67 tỷ đô la vào năm 2028. Một công ty hoạt động trong lĩnh vực đó là Figma, cung cấp một công cụ thiết kế giao diện dựa trên trình duyệt cộng tác. Giải pháp bảng trắng FigJam của nhà cung cấp được ra mắt vào tháng 4 năm 2021 và hiện đã tính Stripe, Twitter, Airbnb và Netflix là khách hàng.
Emily Lin, giám đốc sản phẩm tại Figma, cho biết ngay cả trước năm 2020, công ty đã nhận thấy xu hướng trong số các khách hàng của Figma đang sử dụng công cụ này để làm cho quá trình thiết kế trở nên hợp tác hơn. Các kỹ sư và quản lý dự án không phải là người dùng Figma truyền thống đã bắt đầu sử dụng công cụ này để cộng tác với các nhóm thiết kế theo cách mà công ty chưa từng thấy trước đây.
Lin nói: “Chúng tôi thấy rằng mọi người đang bắt đầu đẩy mạnh nền tảng này vượt ra ngoài những thứ như thiết kế giao diện người dùng cổ điển và thay vào đó bắt đầu sử dụng Figma cho những thứ như lý tưởng hóa những gì họ nên thiết kế.
Do đó, công ty đã quyết định tung ra một công cụ chuyên dụng cho phép tất cả các nhóm khác nhau này tập hợp tại một nơi và cộng tác. Khi FigJam lần đầu tiên được tung ra thị trường, Lin cho biết nó có hai trường hợp sử dụng chính, một là ý tưởng và động não và thứ hai là luồng người dùng và sơ đồ cơ bản.
Tuy nhiên, sau khi ra mắt FigJam, công ty đã thấy lượng khách hàng sử dụng nền tảng này như một phương tiện giao lưu với các đội tăng vọt. Người dùng bắt đầu chia sẻ FigJam độc đáo của họ các trường hợp sử dụng trên Twitter và phát triển các nghi thức của nhóm như trò chuyện cà phê vào thứ Sáu hoặc một đêm trò chơi.
Giờ đây, nền tảng này cung cấp nhiều tính năng thú vị hơn, bao gồm một photobooth chụp ảnh polaroid kỹ thuật số của những người tham gia phiên bảng trắng, cùng với các tùy chọn truyền thống.
Các nhà phát triển bên ngoài sử dụng FigJam với năng lực chuyên môn cũng đã mở rộng khả năng xã hội hóa của nền tảng. Lin cho biết công ty đang chứng kiến rất nhiều nhà phát triển cá nhân cũng như các công ty đối tác xây dựng các tiện ích bổ sung nhằm thúc đẩy mục tiêu cuối cùng là giúp các nhóm cảm thấy gắn kết và gắn bó hơn.
“Ai đó đã tạo ra một widget có các trò chơi và tàu phá băng khác nhau mà bạn có thể chơi với mọi người, và thậm chí có những thứ như Rock Paper Scissors. Bây giờ có tất cả các loại hoạt động thực sự thú vị và ngồi cùng với các vật dụng JIRA và Asana truyền thống của bạn, ”cô nói.
Mặc dù Figma là nền tảng được thiết kế đặc biệt cho các nhà thiết kế, Lin nói rằng 70% người dùng mới của FigJam là những người từ các bộ phận khác của công ty.
Công ty phần mềm và dịch vụ tài chính Stripe là một trong những khách hàng của FigJam. Mặc dù công ty từ chối nêu tên các công cụ mà họ đang sử dụng trước khi FigJam xuất hiện, Talia Siegel, nhà thiết kế sản phẩm tại Stripe, cho biết các công cụ khác không cung cấp các mẫu giúp bạn dễ dàng suy nghĩ hoặc làm việc cùng với nhiều đồng nghiệp cùng một lúc.
Giống như hầu hết các khách hàng, Stripe ban đầu bắt đầu sử dụng nền tảng dành cho những người động não nhóm, nhưng theo thời gian đã chấp nhận những gì cô ấy mô tả là “khía cạnh vui tươi” của FigJam. “Hình minh họa, hình dán và biểu tượng cảm xúc lấp đầy các tài liệu động não của chúng tôi ngay bây giờ. Chúng tôi cũng đã sử dụng FigJam để tạo ra các hoạt động gắn kết toàn đội trong khi làm việc từ xa, ”cô nói.
Tương lai của thị trường bảng trắng là gì?
Bất chấp sự ra mắt của nhiều sản phẩm vào đầu năm, Hewitt cho biết thị trường vẫn tương đối chưa bão hòa. Tuy nhiên, khi mức độ phổ biến của các công cụ này tiếp tục phát triển, chúng ta có thể sẽ thấy nhiều nhà cung cấp tham gia vào không gian hơn – ví dụ: vào giữa tháng 8, nền tảng thiết kế đồ họa Canva đã trở thành công ty mới nhất tung ra sản phẩm bảng trắng.
“[For vendors] luôn có câu hỏi như sau: ‘Tôi có xây dựng nó một cách tự nhiên không? Hewitt nói. “Cũng có rất nhiều nhà cung cấp nhỏ sẽ chín muồi để mua lại trong không gian này … nhưng hiện tại, chỉ có tổng số khoảng sáu nhà cung cấp đang thực sự đạt được bước tiến.”
Và khi FigJam thấy các trường hợp sử dụng của nó mở rộng ra ngoài mục đích ban đầu, Hewitt nói rằng nhiều nhà cung cấp trong lĩnh vực này không muốn bị coi chỉ là một giải pháp bảng trắng, thay vào đó tập trung vào khía cạnh cộng tác trực quan rộng hơn của công nghệ này cho phép nhiều kiểu cộng tác, chẳng hạn như tạo nội dung, quản lý dự án, lập bản đồ tư duy và chạy nước rút thiết kế, trong số những loại khác.
Khi thị trường tiếp tục phát triển, Hewitt cho biết chúng ta có thể mong đợi thấy các nền tảng này tích hợp với các công nghệ khác bao gồm AR, VR và metaverse. “Còn rất, rất sớm cho điều đó ngay bây giờ… nhưng đó chắc chắn là điều mà mọi người đang giả thuyết, rằng thị trường sẽ di chuyển theo hướng đó và chúng ta sẽ thấy sự tích hợp tốt hơn giữa các công nghệ AR và VR và chính các công cụ cộng tác trực quan.”
Tuy nhiên, ông cảnh báo rằng trong khi các nhân viên có thể đã bắt đầu thấy lợi ích của việc tiếp cận với một công cụ cộng tác trực quan, các nền tảng độc lập có thể gặp khó khăn trong việc phát triển cơ sở khách hàng của mình trong bối cảnh kinh tế khó khăn. Nếu các công ty buộc phải đưa ra các quyết định ngân sách khó khăn, nền tảng cộng tác trực quan một lần có thể không tự biện minh được về mặt kinh tế, so với một công cụ bảng trắng đơn giản hơn được bao gồm trong chi phí cấp phép của một nền tảng truyền thông hợp nhất lớn hơn nhằm giải quyết chiến lược cộng tác tổng thể của công ty.
“[Whiteboarding tools are] Hewitt nói.
Bản quyền © 2022 IDG Communications, Inc.
[ad_2]
