[ad_1]
Khi thế giới quay trở lại văn phòng, nhiều người đang thấy mình làm việc trong một môi trường lai mới, nơi một số tuần làm việc ở nhà và một số dành ở văn phòng.
Về cơ bản, làm việc từ hai văn phòng khác nhau có thể khiến năng suất ở cả hai nơi trở nên khó khăn. Một nghiên cứu hợp tác từ các nhà nghiên cứu tại Viện Công nghệ Tự trị Mexico (ITAM), Stanford, Đại học Chicago và MIT cho thấy sáu trong số 10 công nhân báo cáo làm việc ở nhà hiệu quả hơn họ mong đợi, một phần vì họ có khả năng để cắt giảm thời gian đi làm và các cuộc trò chuyện không mong muốn với đồng nghiệp trò chuyện. Phần lớn những người được hỏi cho rằng nhà là một nơi tuyệt vời để hoàn thành một số công việc không bị gián đoạn; tuy nhiên, nhiều người nhận thấy một số nhiệm vụ cộng tác khó hơn một chút khi thực hiện từ văn phòng tại nhà của họ.
Theo một báo cáo gần đây của Gallup, 42% công nhân Mỹ có thể thực hiện công việc từ xa đã làm việc trong môi trường hỗn hợp vào tháng 2 năm nay. Khoảng 53% nhân viên có khả năng làm việc từ xa mong đợi công việc kết hợp trong suốt năm 2022 và hơn thế nữa, và 59% nói rằng đó là mô hình làm việc ưa thích của họ, so với 32% thích làm việc tại nhà riêng và 9% thích làm việc tại chỗ hoàn toàn.
Mặc dù có những thuận lợi và khó khăn khi làm việc cả tại nhà và tại văn phòng truyền thống, nhưng một môi trường kết hợp có thể mang lại cho bạn những điều tốt nhất của cả hai thế giới và giúp bạn làm việc tốt nhất – miễn là bạn đã chuẩn bị cho mình để đạt được thành công. Tôi đã nói chuyện với một số chuyên gia đã áp dụng môi trường làm việc kết hợp để nghe cách họ làm cho nó hoạt động.
1. Lập kế hoạch
Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm trước khi bắt đầu bất kỳ ngày làm việc hoặc tuần nào là lập kế hoạch.
“Vào đầu đại dịch, tôi thấy việc sử dụng các nguồn quy hoạch đã tăng vọt. Mọi người đã quen với việc ‘xuất hiện’ trong văn phòng mỗi sáng, sau đó quyết định xem sẽ làm gì với thời gian của họ, ”Laura Mae Martin, cố vấn năng suất điều hành tại Google cho biết. “Làm việc tại nhà đòi hỏi mọi người phải tìm ra chính xác những gì họ đang làm và khi nào,” cô nói.
Bà lưu ý: “Kiểu lập kế hoạch này vẫn quan trọng khi bạn phải trải qua nhiều môi trường làm việc khác nhau với các loại lịch trình khác nhau. “Hãy điền vào kế hoạch hàng ngày vào đêm hôm trước để tận dụng tối đa ngày hôm sau. Những gì bạn định làm sẽ ướp trong khi bạn ngủ, và bạn sẽ tiếp cận ngày mới một cách tập trung và có chủ đích. ”
Khi bạn lên kế hoạch cho ngày của mình, Martin cũng khuyên bạn nên suy nghĩ về nó một cách tổng thể và có chủ đích trong cách bạn lên kế hoạch cho những việc cần hoàn thành.
“Nhiều người nghĩ về lịch trình của họ giống như một câu đố: ‘Bất cứ nơi nào bạn tìm thấy thời gian 30 phút, hãy tổ chức một cuộc họp ở đó!” Nhưng năng lượng và sự tập trung của bạn đang thay đổi (và bị thách thức) khi bạn rời khỏi cuộc họp trực tiếp một đối một để động não đến đăng ký dự án … danh sách này cứ lặp đi lặp lại, ”cô nói.
Thay vào đó, hãy thiết kế một kế hoạch khiến trí não và thời gian của bạn phải cân nhắc. “Hãy gọi thứ Ba là ngày ‘Dự án A’ của bạn, và sắp xếp thời gian làm việc và các cuộc họp cho dự án đó vào ngày đó. Nếu sáng Thứ Tư là cuộc họp nhân viên của người quản lý của bạn, hãy dành thời gian sau đó để thông báo các bản cập nhật và cung cấp thông tin cho nhóm của bạn nếu cần. “
Chủ ý với kế hoạch của bạn cũng có thể giúp bạn quyết định ở đâu để thực hiện công việc đó.
2. Chọn đúng nơi
“Mọi thứ đều có thời gian và địa điểm. Tôi nói với các nhóm của mình rằng tốt nhất nên lấy từ mỗi cài đặt những gì tốt nhất cho nó, ”David Cottrell, đồng sáng lập và CTO của Zynq, một nhà cung cấp nền tảng quản lý văn phòng cho biết. “Tập trung vào công việc ở nhà là thời gian không bị phân tâm, thoải mái (ví dụ: gỡ rối mã của riêng bạn), trong khi thời gian tại văn phòng có thể dành cho làm việc hợp tác và sáng tạo với đồng nghiệp của bạn.”
Ví dụ: bạn có thể muốn sử dụng thời gian tại văn phòng để giải quyết vấn đề mã hóa khó khăn với một lập trình viên khác, điều này có thể khó khăn hơn từ xa. Thường thì vị trí thích hợp cho công việc được quyết định bởi loại công việc bạn đang làm. Cố gắng làm việc một mình trong văn phòng hoặc làm việc nhóm ở nhà có thể cản trở sản lượng và năng suất tổng thể của bạn.
Cottrel nói: “Một phần quan trọng của việc thực hiện công việc kết hợp là giao tiếp với nhóm của bạn về thời điểm bạn dự định ở văn phòng và đưa ra quyết định đi hay ở nhà phản ánh những gì nhóm của bạn cũng đang làm. “Nếu một ngày của bạn chủ yếu là công việc cá nhân, thì đó có thể là thời điểm tốt để làm việc tại nhà; tuy nhiên, nếu bạn đang tham dự một số cuộc họp, tốt hơn là bạn nên đến văn phòng nơi bạn có thể trực tiếp cộng tác với đồng nghiệp. ” Thời gian gặp mặt trực tiếp đó có thêm phần thưởng là cho phép bạn kết nối với nhóm của mình trong những khoảnh khắc nhỏ trước và sau các cuộc họp và xây dựng tình bạn thân thiết trong nhóm của bạn.
3. Giữ một thiết lập tương tự ở cả hai địa điểm
Một trong những thách thức của công việc kết hợp là về cơ bản bạn đang duy trì hai văn phòng khác nhau, có nghĩa là mỗi lần bạn thay đổi địa điểm, bạn cũng cần phải thích nghi lại với môi trường làm việc của mình. Đó là một vấn đề mà Daniel Carter, giám đốc tiếp thị của ứng dụng cho vay LoanX, cho biết có thể được giảm thiểu bằng cách làm cho hai không gian làm việc của bạn càng giống nhau càng tốt.
Carter nói: “Con người là những sinh vật có thói quen và có nhiều lý do chính khiến việc biến nơi làm việc của bạn càng giống nhau càng tốt – cả ở nơi làm việc và ở nhà – có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn”. “Bạn nên duy trì sự đồng nhất ở cả hai nơi, từ cách bạn đặt bàn và ghế của mình cho đến ngăn kéo nơi bạn giữ đồ dùng.”
Khi bạn không phải mất thời gian tìm cáp hoặc cảm thấy thoải mái, bạn sẽ sẵn sàng làm công việc tốt nhất của mình.
4. Duy trì giao tiếp cởi mở
Để môi trường kết hợp phát triển, điều quan trọng là phải duy trì các đường dây liên lạc cởi mở với đồng nghiệp của bạn. Nếu không, thông tin quan trọng rất dễ bị mất trong các cuộc trò chuyện trực tiếp và Slack DM.
Sumit Bansal, người sáng lập và Giám đốc điều hành của trang đào tạo Excel TrumpExcel, cho biết: “Bởi vì nhiều nhân viên trong mô hình kết hợp làm việc ở nhiều ca và địa điểm khác nhau, có thể là một thách thức để giữ mọi người ở cùng một trang”. Ông lưu ý, mặc dù việc giao tiếp trong môi trường văn phòng thực có thể dễ dàng hơn đối với các nhà quản lý, nhưng điều đó không nhất thiết phải xảy ra trong văn phòng thực.
Bansal nói: “Giao tiếp cởi mở thúc đẩy sự tin tưởng và giúp nhân viên dễ dàng trao đổi mối quan tâm của họ với cấp quản lý. “Khi người quản lý nhận thức được những khó khăn của nhân viên, việc giải quyết chúng trở nên dễ dàng hơn.”
Đảm bảo nhóm của bạn có sẵn một kế hoạch giao tiếp, có thể là các cuộc trò chuyện Slack thường xuyên hoặc các buổi họp báo Zoom hàng ngày, để thông báo cho mọi người về mục tiêu và tiến độ của nhóm. Giao tiếp cởi mở có thể rất quan trọng trong việc hoàn thành các dự án một cách hiệu quả và đảm bảo rằng bạn không vô tình bỏ rơi đồng nghiệp khi mục tiêu thay đổi.
5. Sử dụng đám mây
Khi nhóm của bạn đang làm việc trên một dự án từ nhiều địa điểm, điều quan trọng là đảm bảo mọi người đều có thể dễ dàng tiếp cận mọi thứ họ cần.
“Sử dụng các giải pháp cộng tác dựa trên đám mây là một trong những [ways] để đảm bảo rằng mọi người luôn có quyền truy cập vào thông tin bạn yêu cầu, ”Andrew Dale, giám đốc kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ CNTT CloudTech24 cho biết. Nền tảng đám mây cộng tác bao gồm một loạt các công cụ: dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến, nền tảng nhắn tin tức thì, dịch vụ hội nghị truyền hình, bảng trắng ảo, ứng dụng năng suất dựa trên đám mây như Google Documents và Microsoft Word, ứng dụng quản lý dự án, không gian làm việc ảo được chia sẻ, v.v. .
Dale nói rằng mặc dù có nhiều lợi thế đối với nhiều nền tảng khác nhau, nhưng “chìa khóa để trở thành [your] hiệu quả nhất là đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn đang sử dụng cùng một nền tảng và có một số tiêu chuẩn về cách sử dụng chúng ”. Khi bạn có các công cụ và thực hành tiêu chuẩn, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn có quyền truy cập vào mọi thứ họ cần và dự án của bạn có thể tránh được sự chậm trễ và kém hiệu quả không cần thiết.
Veronica Miller, chuyên gia an ninh mạng tại trang web đánh giá VPN VPNOverview.com, lặp lại quan điểm đó. “Duy trì công việc trên ổ đĩa đám mây hoặc máy chủ dùng chung mang lại nhiều lợi ích cho lực lượng lao động hỗn hợp và là một trong những thủ thuật hiệu quả nhất tại nơi làm việc. Quan trọng nhất, nó cho phép người lao động hoàn thành công việc ở văn phòng một ngày và chọn nơi họ đã dừng vào ngày hôm sau khi làm việc ở nhà. “
Bản quyền © 2022 IDG Communications, Inc.
[ad_2]