[ad_1]
Khi các công nghệ kỹ thuật số đã thay đổi cách mọi người tạo, di chuyển và lưu trữ dữ liệu của họ trong nhiều thập kỷ, việc quản lý vô số tài liệu vật lý và dữ liệu kỹ thuật số do một công ty tạo ra vẫn là một thách thức không ngừng đối với các doanh nghiệp. Các công nghệ như ứng dụng và dịch vụ dựa trên đám mây, cùng với các yêu cầu quy định xung quanh việc lưu trữ và bảo vệ dữ liệu khách hàng, đã yêu cầu các công ty khám phá các giải pháp công nghệ để quản lý tài liệu và dữ liệu.
Trong những ngày đầu, điều này có nghĩa là đầu tư vào một Hệ thống quản lý tài liệu (DMS), đã giúp các công ty lưu trữ và quản lý kỹ thuật số các tài liệu trên giấy và trực tuyến. Sự gia tăng của các công nghệ dựa trên web được tạo ra Hệ thống quản lý nội dung (CMS)quản lý nội dung được tạo bằng kỹ thuật số nhưng cũng bao gồm các định dạng như âm thanh, video, hình ảnh và tệp dựa trên HTML.
sau đó hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) nổi lên, với ECM là một công cụ tổng hợp cho một tập hợp các quy trình và công cụ mà các công ty đã sử dụng để nắm bắt, lưu trữ, bảo vệ, truy xuất và quản lý thông tin kinh doanh. Các quy trình như quản lý vòng đời nội dung, quản lý tài sản kỹ thuật số, quản lý quy trình làm việc, quản trị thông tin và các tính năng cộng tác đã kết hợp với nhau trong việc quản lý tài liệu, cùng với các tính năng bảo mật nâng cao và khắc phục thảm họa.
Mặc dù tất cả các từ viết tắt này vẫn được sử dụng ở một mức độ nào đó, nhưng ranh giới giữa chúng đã mờ đi trong những năm qua khi các nhà cung cấp đã bổ sung thêm nhiều khả năng. Holly Muscolino, phó chủ tịch nhóm chiến lược nội dung và tương lai cho biết, ngày nay, việc quản lý nội dung không còn phụ thuộc vào các loại tài liệu (vật lý so với kỹ thuật số hoặc loại định dạng) mà quan trọng hơn là liệu nội dung được sử dụng theo kiểu hướng nội hay hướng ngoại. Làm việc tại IDC Bà cho biết sự phát triển của các hệ thống quản lý nội dung và quản lý tài liệu đã trùng lặp đến mức các hệ thống nội dung hiện đại có thể xử lý bất kỳ loại tài liệu, quy trình làm việc hoặc quy trình nào.
Từ nguyên khối đến hệ thống mô-đun
Sự mờ nhạt và pha trộn đó vẫn tiếp tục, với các ứng dụng ECM truyền thống cũng như các ứng dụng cộng tác và chia sẻ nội dung (CSC) hội tụ trên đám mây khi trở nên linh hoạt và có thể mở rộng hơn dịch vụ nội dung đám mây. Các mô hình làm việc kết hợp được thúc đẩy bởi đại dịch năm 2020 đã thúc đẩy nhu cầu mở rộng quy mô truy cập vào nội dung từ mọi nơi. Do đó, các ứng dụng nội dung đám mây đã bổ sung trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (ML), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và phân tích để giúp doanh nghiệp hướng dẫn việc ra quyết định và tự động hóa các tác vụ trong một số quy trình kinh doanh.
Thật vậy, Gartner đã tuyên bố ECM đã chết và bây giờ gọi danh mục nền tảng dịch vụ nội dung (CSP). Thay vì cố gắng lưu trữ và quản lý tất cả thông tin của công ty trong một nền tảng duy nhất, phương pháp CSP nhấn mạnh việc sử dụng các ứng dụng và dịch vụ tích hợp để truy cập, làm việc và quản lý thông tin ở bất kỳ đâu.
“CSP cung cấp một cách để nhân viên truy xuất và làm việc với nội dung theo cách hiện đại, liền mạch trên các thiết bị và ranh giới tổ chức,” công ty đã viết trong báo cáo thị trường năm 2021 của mình. “Như vậy, chúng là thành phần cốt lõi trong chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số của bất kỳ tổ chức nào.”
IDC cũng đã ghi nhận sự thay đổi từ các nền tảng ECM đơn lẻ sang phương pháp mô-đun. “Các dịch vụ nội dung thuật ngữ ngụ ý rằng thay vì có một ứng dụng nguyên khối cung cấp các dịch vụ mà bạn có thể cần hoặc không và không bao giờ có thể đáp ứng mọi trường hợp sử dụng, chúng là mô-đun — vì vậy, nhóm DevOps hoặc nhà tích hợp hệ thống của bạn có thể xây dựng các giải pháp đáp ứng một số trường hợp sử dụng ,” Muscolino nói. “Bởi vì điều này có thể được tích hợp dễ dàng hơn, bạn không nhất thiết phải bị khóa trong các công nghệ cụ thể. Đó là tầm nhìn. Một số nhà cung cấp đã có thể thực hiện điều đó tốt hơn những nhà cung cấp khác.”
Muscolino cho biết các nhà cung cấp mới hơn như Box, cũng như Alfresco và Nuxeo (cả hai đều được Hyland mua lại), đã ra đời ở khu vực này, cùng với các nhà cung cấp truyền thống khác trong không gian hiện đang tìm cách tái cấu trúc các dịch vụ của họ. Trong đánh giá nhà cung cấp năm 2019 trên thị trường ứng dụng nội dung hỗ trợ đám mây và SaaS trên toàn thế giới, IDC cũng xác định IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox và Oracle là những người chơi chính trên thị trường.
Hiện đại hóa nội dung quản lý
Khi xem xét các hệ thống CSP, báo cáo của Gartner cho biết, người mua “có nhiều tùy chọn có thể cho phép họ thực sự triển khai tầm nhìn doanh nghiệp về các dịch vụ nội dung”, nhờ những tiến bộ trong công nghệ đám mây và trí tuệ nhân tạo. Chúng dễ mua, triển khai và triển khai hơn các ứng dụng ECM truyền thống, với giao diện người dùng được thiết kế tốt hơn cho phép người dùng “soạn ứng dụng từ các dịch vụ siêu nhỏ cơ bản”.
Tuy nhiên, Gartner cảnh báo rằng CSP hiếm khi được triển khai dưới dạng giải pháp độc lập, vì thường có một số công nghệ nội dung hiện có mà một công ty đang sử dụng. Gartner cho biết: “Đây có thể được coi là di sản của tổ chức, nhưng luôn đáng để đánh giá các tùy chọn nâng cấp của các nền tảng hiện có,” Gartner cho biết, vì chi phí di chuyển và tái tạo nền tảng có thể rất lớn.
Khả năng tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp hiện có như hệ thống ERP hoặc CRM cũng rất quan trọng. Gartner cho biết trong báo cáo: “Mức độ mà một ứng dụng có thể được tích hợp liền mạch sẽ có tác động lớn đến việc áp dụng”.
IDC’s Muscolino nói thêm rằng có rất ít tổ chức chưa có một số loại hệ thống quản lý nội dung — ngay cả các công ty nhỏ cũng đang sử dụng các phiên bản miễn phí của Box, Dropbox hoặc Google để quản lý tài liệu và tệp.
Muscolino nói: “Những gì chúng ta đang thấy là rất nhiều sự hiện đại hóa. “Hầu hết khoản đầu tư vào các giải pháp này là để hiện đại hóa quản lý nội dung — chúng không nhất thiết phải là cài đặt mới.”
Giai đoạn tiếp theo: thống nhất nội dung
Trong hội nghị dành cho nhà phát triển Ignite, Microsoft đã công bố Microsoft Syntex, một giải pháp nội dung hợp nhất tập hợp một số dịch vụ cần thiết để quản lý vòng đời nội dung trong một tổ chức. Theo IDC, Syntex là một ví dụ về một danh mục giải pháp nội dung mới mà nó gọi là “Mô hình nội dung hợp nhất”.
“Đám mây, trí tuệ nhân tạo (AI) và các kiến trúc dựa trên dịch vụ mới đã tạo ra các danh mục kế thừa về thu thập, quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM), chia sẻ và cộng tác nội dung (CSC), quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) và quản lý nội dung web ( WCM) đã lỗi thời,” Muscolino đã viết trong một bài đăng trên blog thông báo về mô hình mới. “Các nhãn cũ hơn này đề cập đến một tập hợp các trường hợp sử dụng, tất cả đều được hỗ trợ bởi một thư viện dịch vụ nội dung chung. Các danh mục ứng dụng này có ý nghĩa trong thời đại của các ứng dụng nguyên khối độc lập tại chỗ, nhưng cồng kềnh và không hiệu quả trong bối cảnh kiến trúc dịch vụ và đám mây hiện đại của doanh nghiệp ưu tiên kỹ thuật số.”
Mô hình thống nhất mới do IDC đề xuất hỗ trợ một tập hợp chung các dịch vụ liên quan đến nội dung, chẳng hạn như kiểm soát phiên bản, tạo và quản lý siêu dữ liệu và truy cập an toàn, cũng như các dịch vụ chuyên biệt, chẳng hạn như xử lý hình ảnh và video, quản trị, lưu giữ và trang web bản dịch, có thể được sử dụng thông qua các công cụ mã thấp/không mã. Điều này sẽ cho phép các công ty xây dựng các giải pháp cho “bất kỳ trường hợp sử dụng kinh doanh tập trung vào nội dung nào”, theo công ty.
Công ty phân tích cho biết Microsoft Syntex là một trong những ví dụ đầu tiên của loại công nghệ mới này và họ hy vọng sẽ thấy các nhà cung cấp khác làm theo cách tiếp cận này.
Bản quyền © 2022 IDG Communications, Inc.
[ad_2]
