[ad_1]
Mặc dù nhiều tổ chức đã trong quá trình lập kế hoạch hoặc thực hiện các chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số khi COVID-19 xảy ra, nhưng đại dịch đã thúc đẩy các công ty đó theo dõi nhanh các nỗ lực của họ. Khi làm việc tại nhà trở thành quy tắc, không phải là ngoại lệ, các doanh nghiệp đã gấp rút triển khai các công cụ cộng tác để nhân viên có thể làm việc cùng nhau và duy trì năng suất từ các địa điểm khác nhau.
Giờ đây, với việc quay trở lại văn phòng và công việc kết hợp đang gia tăng, các công ty cần phải xem xét sự hợp tác sẽ như thế nào trong thế giới “hậu đại dịch”.
Trong môi trường làm việc kết hợp, các tổ chức đang cố gắng tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa việc cung cấp cho nhân viên từ xa sự linh hoạt cần thiết để làm việc hiệu quả và đảm bảo công nghệ cũng đáp ứng nhu cầu của nhân viên tại văn phòng, Megha Kumar, phó chủ tịch nghiên cứu, phần mềm và đám mây cho biết các dịch vụ tại IDC. “Vì vậy, khi nói đến các công cụ cộng tác, các tổ chức nhận ra rằng họ cần phải đưa ra các chính sách về cách nhân viên sẽ tương tác với nhau một cách hiệu quả,” cô nói.
Các công ty phải đảm bảo rằng bất kể nhân viên đang ở đâu hoặc họ đang sử dụng thiết bị nào, họ đều có quyền truy cập vào thông tin phù hợp vào đúng thời điểm, Kumar nói. Và các nhà cung cấp công cụ cộng tác đang cố gắng mở rộng và cải thiện khả năng sản phẩm của họ để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức này. Các nhà cung cấp này phải đảm bảo rằng nhân viên của khách hàng của họ có thể có những trải nghiệm tương tự bằng cách sử dụng các công cụ cộng tác của họ trên bất kỳ thiết bị nào, cô nói.
Công việc kết hợp + cộng tác = căng thẳng
Adam Preset, phó chủ tịch phân tích công nghệ trải nghiệm nhân viên tại Gartner, cho biết có một sự căng thẳng xung quanh sự hợp tác khi nói đến công việc kết hợp. Điều mà các tổ chức đã học được là công nghệ hoạt động khi mọi người hoàn toàn ở xa cần được sửa đổi hoặc thay đổi khi một số công nhân đang ở trong văn phòng và một số làm việc bên ngoài văn phòng.
Các cuộc họp hỗn hợp là một ví dụ tuyệt vời. Các nền tảng hội nghị truyền hình như Zoom, WebEx và Microsoft Teams hoạt động tốt nếu mọi người ở xa và mọi người đều xuất hiện trong hình chữ nhật có cùng kích thước trên màn hình – điều này đặt mọi người đều bình đẳng. Preset cho biết, các công ty đã phát triển các phương pháp và nghi thức tốt nhất để đảm bảo rằng mọi người đều có thể tham gia, chẳng hạn như khuyến khích mọi người chèn thêm ý tưởng mới thông qua chức năng trò chuyện.
Nhưng một khi cuộc họp hoàn toàn từ xa đó trở thành cuộc họp hỗn hợp, các tổ chức sẽ trở lại động lực trước đại dịch, ngoại trừ hiện tại chỉ có một số công nhân đang ở trong phòng họp, trong khi nhiều người khác đang làm việc từ xa, ông nói.
“Người chủ trì cuộc họp có thể đang điều hành cuộc họp trong văn phòng cần công nghệ cho phép họ nhìn thấy tất cả những người ở xa gần với kích thước cuộc sống như [possible], ”Preset nói. Người chủ trì cuộc họp tại văn phòng cũng phải có khả năng xem nội dung và những người đang tham gia, nghe thấy mọi người và nhìn vào các tín hiệu kỹ thuật số khác mà những người ở xa đang truyền đi, ông nói.
“Điều đó có nghĩa là nếu họ đang giơ tay, họ có đang sử dụng công cụ giơ tay không?” Đặt trước cho biết. “Nếu ai đó nhập nội dung nào đó trong cuộc trò chuyện, có cách nào để người chủ trì cuộc họp trong phòng nhìn thấy điều đó trên màn hình lớn hoặc nhận được một thông báo nhỏ rằng một cuộc trò chuyện đang diễn ra trong suốt cuộc họp không? Và như thế.”
Các tính năng mới trong phần mềm họp video có thể giúp trải nghiệm cuộc họp bình đẳng hơn cho tất cả mọi người. Ví dụ: Thư viện thông minh của Zoom sử dụng trí thông minh nhân tạo để tạo nguồn cấp dữ liệu cá nhân của từng người tham dự trong phòng họp để những người tham gia từ xa có thể nhìn thấy chuyển động và nét mặt của họ rõ ràng hơn.
Và phần cứng phòng họp hiện tại, chẳng hạn như máy ảnh MeetUp của Logitech, cung cấp các tính năng thân thiện với hỗn hợp như khả năng tự động tìm và tạo khung cho từng người tham gia trong phòng, điều chỉnh mức âm thanh để có giọng nói to hơn và nhẹ nhàng hơn và các cải tiến khác để tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho những người tham gia từ xa.
Những loại sửa đổi công nghệ cuộc họp này là cần thiết để công việc kết hợp thành công về lâu dài.
Các công cụ mới cho thời đại mới
Josh Bersin, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Công ty Josh Bersin, một công ty tư vấn nguồn nhân lực.
Những người làm việc không có bàn làm việc thường bị cắt khỏi mạng nội bộ của công ty, cũng như các cuộc gọi hội nghị và các buổi đào tạo giúp các thành viên trong nhóm giữ kết nối. Những người lao động như vậy có thể không có thời gian để tham dự cuộc họp hoặc có thể không thể làm gián đoạn công việc của họ để tìm máy tính để bàn chạy phần mềm cộng tác mới nhất. Thay vào đó, họ thường sử dụng các ứng dụng và thiết bị di động của riêng mình, vốn không an toàn lắm, để duy trì kết nối.
Do đó, các doanh nghiệp cần tập trung vào việc cải thiện khả năng cộng tác với đồng nghiệp của những nhân viên không cần bàn giấy, bất kể họ đang ở đâu. Một cách các công ty có thể làm điều đó là triển khai các ứng dụng không cần bàn, Bersin nói.
“Công ty của bạn có thể không muốn điện thoại cá nhân của bạn là hệ thống giáo dục của bạn vì nó không an toàn lắm,” Bersin nói. “Nhưng mà có [secure] các ứng dụng hiện nay, chẳng hạn như WorkJam, được thiết kế để liên lạc đầu cuối với những người không có máy tính. Và các nhà cung cấp lớn đang cố gắng tìm ra cách xây dựng [out those applications] cũng.” Ví dụ, Microsoft đã bổ sung một loạt các tính năng nhằm vào nhân viên tuyến đầu vào ứng dụng di động Teams của mình trong vài năm qua.
Bersin cho biết, nhằm tăng cường sự tương tác giữa tất cả các loại nhân viên, nhà cung cấp gần đây cũng đã tung ra một ứng dụng xã hội tại nơi làm việc mới trong nền tảng trải nghiệm nhân viên Viva của Microsoft có tên Viva Engage, một loại mạng xã hội dành cho doanh nghiệp, Bersin cho biết. Ứng dụng có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung cho Microsoft Teams, công ty đang định vị như một trung tâm giao tiếp và cộng tác.
Viva Engage, được xây dựng trên nền tảng của Yammer, công cụ mạng xã hội trước đây của Microsoft, cho phép nhân viên trong toàn tổ chức kết nối với nhau cũng như với các nhà lãnh đạo công ty “để tìm câu trả lời cho các câu hỏi, chia sẻ câu chuyện độc đáo của họ và cảm thấy thuộc về theo Microsoft. Mục tiêu của Viva Engage là giúp nhân viên cảm thấy hòa nhập hơn với môi trường làm việc kết hợp.
Các công cụ khác được xây dựng để thúc đẩy cộng đồng giữa những người lao động ở các địa điểm khác nhau bao gồm ứng dụng làm mát nước ảo, nền tảng học tập trực tuyến và công cụ nhắn tin video không đồng bộ. Và một số nhà cung cấp công nghệ hàng đầu bao gồm Cisco, Meta và Microsoft đang khám phá việc sử dụng môi trường ảo cho các cuộc họp và các sự kiện khác.
Bersin nói: “Tôi vừa nói chuyện với các nhóm sản phẩm tại Microsoft, và kế hoạch của họ rất ấn tượng. “Microsoft Mesh for Teams, sẽ ra mắt vào giữa năm sau, sẽ cho phép bạn thay thế sự hiện diện video của mình bằng hình đại diện, tạo phòng ảo và triển khai không gian 3D trong Teams. Hãy tưởng tượng một triển lãm thương mại, hội nghị học tập hoặc trải nghiệm giới thiệu trong 3D, tất cả đều dựa trên Nhóm. Tôi phải tin rằng sẽ có một cơn sóng thần quan tâm đến công nghệ này ”.
Bản quyền © 2022 IDG Communications, Inc.
[ad_2]
